팀즈에서 외부 파일을 공유하는 방법은?

팀즈에서 외부 파일 공유, 제대로 알고 활용하기

팀즈는 업무 협업을 위한 필수 도구로 자리 잡았습니다. 팀즈 내부에서 파일을 공유하는 것은 간단하지만, 외부 파트너나 고객과 파일을 공유해야 할 때는 약간의 주의와 추가적인 설정이 필요할 수 있습니다. 단순히 파일을 전달하는 것을 넘어, 보안과 효율성까지 고려한 외부 파일 공유 방법을 자세히 알아보겠습니다.

1. OneDrive를 통한 공유: 가장 기본적이고 안전한 방법

팀즈는 OneDrive와 깊게 연동되어 있습니다. 따라서 외부 파일 공유 시 OneDrive를 활용하는 것이 가장 기본적이고 안전한 방법입니다. OneDrive에 업로드된 파일은 마이크로소프트의 강력한 보안 시스템 아래 보호되며, 세분화된 공유 설정을 통해 접근 권한을 효율적으로 관리할 수 있습니다.

공유 방법은 다음과 같습니다:

• 팀즈 채널 또는 채팅에서 OneDrive 링크 공유: 팀즈 채널 또는 채팅 창에서 OneDrive 아이콘을 클릭하고, 공유할 파일을 선택합니다. “링크 복사”를 선택하여 생성된 링크를 채팅창에 붙여넣기 하면 팀 멤버 및 외부 사용자와 파일을 공유할 수 있습니다. 이때, 링크 접근 권한을 “조직 내부 사용자만” 또는 “특정 사용자”로 설정하여 보안을 강화할 수 있습니다.
• OneDrive에서 직접 링크 생성 및 공유: OneDrive 웹사이트 또는 앱에서 공유할 파일을 선택하고 “공유” 버튼을 클릭합니다. 받는 사람의 이메일 주소를 입력하거나 “링크 복사”를 통해 링크를 생성하여 공유할 수 있습니다. 편집 권한 여부, 링크 만료일 설정 등 세부적인 공유 옵션을 지정하여 보안과 효율성을 높일 수 있습니다.

2. 채널 파일 탭 활용: 팀 외부 사용자와의 협업 강화

팀즈 채널의 “파일” 탭에 업로드된 파일은 채널 멤버와 공유됩니다. 외부 사용자를 게스트로 초대하면 해당 파일을 공유하고 함께 작업할 수 있습니다. 이 방법은 프로젝트 기반 협업 시 유용하며, 버전 관리 및 실시간 공동 작업을 지원하여 효율적인 작업 환경을 제공합니다.

3. 외부 저장소 서비스 연동: 다양한 플랫폼 활용

Dropbox, Google Drive, Box 등 외부 저장소 서비스를 팀즈에 연동하여 파일을 공유할 수도 있습니다. 팀즈 앱 스토어에서 원하는 서비스의 앱을 추가하고 계정을 연동하면, 팀즈 내에서 해당 서비스의 파일을 쉽게 공유하고 관리할 수 있습니다. 다만, 외부 서비스를 이용할 경우 보안 정책을 꼼꼼히 확인하고, 회사의 보안 규정을 준수하는 것이 중요합니다.

4. 파일 다운로드 및 이메일 전송: 최후의 수단

OneDrive 또는 팀즈를 통한 공유가 어려운 경우, 파일을 다운로드하여 이메일로 전송할 수 있습니다. 하지만 이 방법은 보안 취약성이 높고 버전 관리가 어려우므로 가급적 피하는 것이 좋습니다. 부득이하게 이메일 전송을 해야 할 경우, 암호 설정 등 보안 조치를 강화하고, 최신 버전의 파일을 전달하는지 다시 한번 확인하는 것이 중요합니다.

보안을 위한 추가 팁:

• 민감한 정보가 포함된 파일 공유 시에는 항상 암호 설정 및 접근 권한 제한을 적용하세요.
• 정기적으로 공유된 파일 목록을 검토하고 불필요한 공유 링크를 삭제하여 보안 위험을 최소화하세요.
• 팀즈 및 OneDrive의 보안 설정을 주기적으로 확인하고 업데이트하여 최신 보안 기능을 활용하세요.

외부 파일 공유는 협업의 효율성을 높이는 중요한 요소입니다. 위에 제시된 방법들을 활용하여 상황에 맞는 최적의 공유 방식을 선택하고, 보안까지 고려하여 안전하고 효율적인 협업 환경을 구축하시기 바랍니다.

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