팀즈에서 동그라미를 표시하는 방법은?

팀즈(Teams) 활용 꿀팁: 알림 빨간 동그라미, 제대로 알고 효율적으로 관리하기

마이크로소프트 팀즈는 현대 사회에서 협업과 소통을 위한 필수적인 도구로 자리 잡았습니다. 프로젝트 관리부터 간단한 의견 교환까지, 다양한 업무를 팀즈 안에서 처리하며 효율성을 높일 수 있죠. 하지만 팀즈를 사용하다 보면 끊임없이 울리는 알림과 그 옆에 뜬금없이 떠 있는 빨간 동그라미 때문에 집중력이 흐트러지는 경험, 누구나 한 번쯤은 해봤을 겁니다. 이 빨간 동그라미는 팀즈 사용의 효율성을 높여주는 중요한 지표이기도 하지만, 제대로 관리하지 못하면 오히려 업무 집중도를 떨어뜨리는 주범이 되기도 합니다.

이미 많은 사용자들이 알고 있듯이, 팀즈의 빨간 동그라미는 새로운 알림, 즉 읽지 않은 메시지나 언급, 반응 등을 알려주는 시각적인 신호입니다. 하지만 단순히 “새로운 알림이 있다”는 사실만 아는 것으로는 팀즈를 100% 활용하기 어렵습니다. 빨간 동그라미의 의미를 제대로 이해하고, 효과적으로 관리하는 방법을 알아야 팀즈를 더욱 효율적으로 사용할 수 있습니다.

1. 빨간 동그라미, 왜 생기는 걸까?

팀즈에서 빨간 동그라미는 크게 다음과 같은 경우에 발생합니다.

• @멘션: 특정 사용자를 지칭하는 @멘션은 가장 흔한 빨간 동그라미 발생 원인입니다. 특히 많은 사용자가 참여하는 채널에서 @멘션은 중요한 메시지를 놓치지 않도록 도와줍니다.
• 직접 메시지: 팀원으로부터 개인적으로 받은 메시지는 빨간 동그라미로 표시됩니다.
• 채널 알림: 특정 채널에서 설정한 알림 규칙에 따라 새로운 메시지가 올라오면 빨간 동그라미가 표시될 수 있습니다.
• 반응: 내 메시지에 대한 좋아요, 웃음, 놀람 등의 반응도 빨간 동그라미를 발생시킵니다.
• 회신: 내가 참여한 대화 스레드에 새로운 회신이 달리면 빨간 동그라미가 표시됩니다.
• 앱 알림: 팀즈에 연결된 다양한 앱에서 발생하는 알림도 빨간 동그라미로 표시될 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 관리 도구에서 새로운 작업이 할당되었을 때 팀즈 알림으로 받을 수 있습니다.

2. 빨간 동그라미, 어떻게 관리해야 할까?

빨간 동그라미를 단순히 “읽음” 처리하는 것만으로는 효율적인 관리가 어렵습니다. 다음과 같은 방법을 통해 빨간 동그라미를 효율적으로 관리하고, 팀즈 사용 경험을 향상시킬 수 있습니다.

• 알림 설정 조정: 팀즈 설정에서 알림 빈도와 유형을 조정하여 불필요한 알림을 줄일 수 있습니다. 모든 알림을 다 받을 필요는 없습니다. 중요한 알림만 선별적으로 받을 수 있도록 설정하는 것이 중요합니다. 특히, 특정 채널의 알림 빈도를 줄이거나, 특정 키워드에 대한 알림만 받도록 설정하는 것이 유용합니다.
• 필터링 활용: 팀즈에는 다양한 필터링 기능이 제공됩니다. 읽지 않은 메시지, @멘션, 특정 채널의 메시지 등을 필터링하여 중요한 알림에 집중할 수 있습니다.
• 읽음/읽지 않음 표시: 메시지를 꼼꼼히 확인하지 못했거나 나중에 다시 확인해야 할 경우, “읽지 않음”으로 표시하여 나중에 다시 확인할 수 있습니다. 이는 중요한 메시지를 놓치지 않도록 도와줍니다.
• 채널 관리: 사용하지 않는 채널은 숨기거나 탈퇴하여 알림 수를 줄일 수 있습니다. 너무 많은 채널에 참여하고 있으면 알림이 쏟아져 업무 집중도가 떨어질 수 있습니다.
• 집중 시간 설정: 팀즈의 “방해 금지” 모드를 활용하여 특정 시간 동안 알림을 받지 않도록 설정할 수 있습니다. 업무에 집중해야 하는 시간에는 알림을 꺼두는 것이 효율적입니다.

3. 빨간 동그라미, 놓치지 않아야 할 중요한 정보

모든 빨간 동그라미가 다 같은 중요도를 갖는 것은 아닙니다. 특히 다음과 같은 경우에는 빨간 동그라미를 놓치지 않도록 주의해야 합니다.

• 긴급한 요청: 상사의 직접적인 @멘션이나 급한 업무 관련 메시지는 즉시 확인하고 대응해야 합니다.
• 마감 기한 임박: 프로젝트 마감 기한이 임박했거나, 중요한 회의 일정이 변경된 경우, 관련 알림을 놓치지 않도록 주의해야 합니다.
• 새로운 협업: 새로운 프로젝트에 초대되었거나, 새로운 팀에 합류하게 된 경우, 관련 알림을 통해 필요한 정보를 빠르게 파악해야 합니다.

팀즈의 빨간 동그라미는 단순한 알림 표시를 넘어, 팀원과의 효율적인 소통과 협업을 돕는 핵심 기능입니다. 빨간 동그라미의 의미를 정확히 이해하고, 자신에게 맞는 방식으로 알림 설정을 최적화하며, 중요한 정보를 놓치지 않도록 주의를 기울인다면, 팀즈를 통해 더욱 생산적인 업무 환경을 구축할 수 있을 것입니다. 이제 빨간 동그라미를 두려워하지 말고, 팀즈 활용의 지혜를 발휘하여 스마트하게 업무를 처리해 보세요!

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