팀즈 미팅 참석자를 추가하는 방법은?

마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)는 원격 근무 시대의 필수 도구로 자리매김했습니다. 하지만 팀즈를 처음 사용하는 사용자에게는 미팅 참석자 추가 및 관리가 다소 복잡하게 느껴질 수 있습니다. 본 글에서는 팀즈 미팅에 참석자를 추가하는 방법을 단계별로 자세히 설명하고, 더 효율적인 미팅 운영을 위한 추가 팁까지 제공하여 팀즈 초보 사용자도 쉽게 이해하고 활용할 수 있도록 돕겠습니다.

1. 미팅 생성 또는 기존 미팅 수정:

팀즈 미팅에 참석자를 추가하려면 먼저 미팅을 생성하거나 기존 미팅을 수정해야 합니다. 캘린더 탭에서 “+” 버튼을 클릭하여 새로운 미팅을 예약하거나, 이미 예약된 미팅을 선택하여 열 수 있습니다. 새로운 미팅을 예약하는 경우, 미팅 제목, 날짜, 시간 등을 입력합니다. 시간대를 명확하게 설정하는 것은 전 세계에 걸쳐 참석자가 있는 경우 특히 중요합니다. 시간대 설정을 꼼꼼히 확인하고, 참석자에게 미팅 시간을 사전에 명확하게 공유하는 것이 좋습니다.

2. 참석자 추가:

미팅을 생성 또는 수정한 후, 가장 중요한 단계인 참석자 추가를 진행합니다. “참석자 추가” 또는 유사한 명칭의 필드에 참석자의 이메일 주소나 팀즈 계정명을 입력합니다. 여러 명의 참석자를 추가하려면 각 이메일 주소 또는 계정명을 세미콜론(;) 또는 쉼표(,)로 구분하여 입력하면 됩니다. 여기서 주의해야 할 점은, 참석자의 이메일 주소나 팀즈 계정명을 정확하게 입력해야 한다는 것입니다. 오타로 인해 참석자에게 초대장이 전달되지 않는 경우가 발생할 수 있으므로, 입력 전후로 한 번 더 확인하는 것이 좋습니다.

3. 역할 지정 및 추가 설정:

참석자를 추가하는 과정에서 각 참석자의 역할을 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 발표자(Presenter)는 미팅 화면을 공유하고 발표할 수 있는 권한을 가지며, 참석자(Attendee)는 발표를 듣고 채팅에 참여하는 역할을 합니다. 필요에 따라 역할을 지정하여 미팅을 효율적으로 진행할 수 있습니다. 또한, 미팅 옵션에서 녹화 설정, 참가자 허용 설정 등을 미리 설정하여 미팅 진행 방식을 원하는 대로 조정할 수 있습니다. 미팅 녹화는 나중에 다시 시청할 필요가 있을 때 유용하며, 참가자 허용 설정은 미팅에 참가하기 전에 대기실에 머물게 하여 미팅 시작 전에 불필요한 소란을 방지할 수 있습니다.

4. 미팅 초대장 확인 및 추가 조정:

참석자를 추가하고 모든 설정을 완료한 후에는 미팅 초대장을 다시 한 번 확인해야 합니다. 초대장에는 미팅 시간, 참석자 목록, 미팅 링크 등 중요한 정보가 포함되어 있습니다. 필요에 따라 초대장 내용을 수정하고, 참석자들에게 미팅 전에 필요한 자료나 준비 사항을 알려주는 것도 효과적입니다. 만약 미팅 시간에 변경이 생긴다면, 모든 참석자에게 다시 초대장을 보내거나, 팀즈의 미팅 수정 기능을 통해 미팅 시간을 조정하고 알림을 보내야 합니다.

5. 미팅 진행 및 참석자 관리:

미팅 중에는 참석자 목록을 확인하고, 필요에 따라 추가적인 참석자를 초대하거나, 참가자의 권한을 변경할 수 있습니다. 참석자 관리 기능을 활용하여 미팅을 원활하게 진행하고, 참석자들이 미팅에 집중할 수 있도록 도와야 합니다.

팀즈 미팅 참석자 추가는 간단한 과정이지만, 미리 계획하고 꼼꼼하게 설정하면 더욱 효율적인 미팅을 진행할 수 있습니다. 위에 제시된 단계들을 참고하여 팀즈를 보다 효과적으로 활용하고 업무 생산성을 높이시기를 바랍니다.

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