팀즈회의 권한을 부여하는 방법은?

팀즈 회의 권한, 단순 게스트 권한을 넘어선 섬세한 설정 가이드

마이크로소프트 팀즈는 현대 협업 환경에서 필수적인 도구로 자리매김했습니다. 단순히 화상 회의를 넘어 프로젝트 관리, 파일 공유, 실시간 소통 등 다양한 기능을 제공하며 팀의 생산성을 극대화합니다. 팀즈 회의의 효율성을 높이는 데 중요한 요소 중 하나는 바로 권한 관리입니다. 누가 화면을 공유할 수 있는지, 누가 발표를 주도할 수 있는지, 누가 회의 자료에 접근할 수 있는지 등을 섬세하게 설정함으로써 회의를 원활하게 진행하고 보안을 강화할 수 있습니다.

기존에 인터넷에 떠도는 단편적인 정보는 대부분 ‘게스트 권한’ 활성화에만 초점을 맞추고 있습니다. 하지만 팀즈 회의 권한은 훨씬 더 다양한 레이어로 구성되어 있으며, 각 레이어별로 적절한 권한을 부여하는 것이 중요합니다. 이 글에서는 팀즈 회의 권한을 부여하는 다양한 방법과 각 권한의 의미, 그리고 상황에 맞는 최적의 설정 방법을 심층적으로 다루어 팀즈 활용 능력을 한 단계 업그레이드하는 데 도움을 드리고자 합니다.

1. 회의 주최자 vs. 발표자 vs. 참석자: 역할별 권한 이해

팀즈 회의 권한 설정의 핵심은 회의 참여자의 역할을 명확히 구분하고 각 역할에 맞는 권한을 부여하는 것입니다. 일반적으로 팀즈 회의는 다음과 같은 역할로 구성됩니다.

• 회의 주최자: 회의를 예약하고 관리하는 역할입니다. 회의 옵션을 설정하고, 참석자를 초대하고, 회의 중 참석자를 관리하는 등 회의 전반을 통제하는 권한을 가집니다. 일반적으로 회의를 주최하는 사람이 회의 주최자 역할을 맡습니다.

• 발표자: 회의 내용을 발표하고 화면을 공유하며, 참석자를 관리하는 권한을 가집니다. 회의 주최자가 특정 참석자를 발표자로 지정할 수 있으며, 발표자는 회의를 주도적으로 이끌어갈 수 있습니다.

• 참석자: 회의에 참여하여 발표를 듣고 의견을 제시하는 역할입니다. 기본적으로 화면 공유나 발표 권한은 없지만, 회의 주최자나 발표자가 필요에 따라 특정 참석자에게 발표 권한을 부여할 수 있습니다.

2. 회의 옵션 설정: 섬세한 권한 부여의 시작

팀즈 회의 권한 설정은 회의 예약 시 설정하는 회의 옵션에서 시작됩니다. 회의 옵션은 팀즈 회의의 동작 방식과 참석자 권한을 정의하는 중요한 설정으로, 다음과 같은 항목을 포함합니다.

• 누가 로비에서 대기하지 않아도 되나요?: 회의 참석자가 로비를 거치지 않고 바로 회의에 참여할 수 있도록 설정할 수 있습니다. 조직 내 사용자는 바로 참여하도록 설정하고, 외부 사용자는 로비에서 대기하도록 설정하여 보안을 강화할 수 있습니다.

• 발표할 수 있는 사람은 누구인가요?: 회의 발표자를 지정할 수 있습니다. 회의 주최자만 발표할 수 있도록 설정하거나, 특정 참석자를 발표자로 지정하거나, 모든 참석자가 발표할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

• 참석자가 음소거를 해제하도록 허용하시겠어요?: 참석자가 스스로 음소거를 해제할 수 있도록 허용할지 여부를 설정할 수 있습니다. 회의 진행을 방해하는 소음을 방지하기 위해 회의 주최자가 참석자의 음소거를 관리하도록 설정할 수 있습니다.

• 채팅 사용 설정: 회의 중 채팅 기능을 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다. 회의 관련 질문이나 의견을 채팅으로 주고받을 수 있도록 하거나, 회의 집중도를 높이기 위해 채팅 기능을 비활성화할 수 있습니다.

3. 게스트 권한 관리: 외부 협업을 위한 필수 설정

팀즈에서 외부 사용자를 초대하여 회의에 참여시키는 경우, 게스트 권한을 적절하게 설정해야 합니다. 게스트는 기본적으로 제한된 권한을 가지지만, 회의 주최자는 게스트에게 특정 채널에 대한 접근 권한을 부여하거나, 파일 공유 권한을 부여하는 등 필요한 권한을 추가적으로 부여할 수 있습니다.

게스트 권한을 관리하기 위해서는 먼저 팀 관리 메뉴에서 게스트 권한 옵션을 활성화해야 합니다. 그런 다음, 특정 채널에 게스트를 초대하고, 해당 채널에서 게스트가 수행할 수 있는 작업을 정의할 수 있습니다. 예를 들어, 게스트가 파일을 업로드하거나, 메시지를 게시하거나, 특정 회의에 참여할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

4. 회의 중 권한 관리: 유동적인 상황 대처

회의 중에도 권한 관리는 중요합니다. 예를 들어, 특정 참석자에게 갑자기 발표 권한을 부여해야 하거나, 예상치 못한 소음으로 인해 특정 참석자를 음소거해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다. 팀즈는 회의 중에도 참석자의 권한을 유동적으로 변경할 수 있는 기능을 제공합니다.

회의 참가자 목록에서 특정 참석자를 선택하고, 발표자 권한을 부여하거나, 음소거를 설정하거나, 회의에서 제거하는 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다. 이러한 기능을 활용하여 회의를 원활하게 진행하고 예상치 못한 상황에 효과적으로 대처할 수 있습니다.

결론: 팀즈 회의 권한, 협업 효율성의 핵심

팀즈 회의 권한 관리는 단순히 보안을 강화하는 것을 넘어, 회의의 효율성을 극대화하고 협업을 촉진하는 핵심 요소입니다. 역할별 권한 이해, 회의 옵션 설정, 게스트 권한 관리, 회의 중 권한 관리 등 다양한 측면을 고려하여 섬세하게 권한을 설정함으로써 팀즈 회의를 더욱 효과적으로 활용할 수 있습니다. 이 글에서 제시된 가이드라인을 바탕으로 팀즈 회의 권한을 최적화하여 팀의 생산성을 향상시키고 성공적인 협업 문화를 구축해 나가시길 바랍니다.

#권한부여 #사용방법 #팀즈회의