팀즈에서 채팅 목록을 설정하는 방법은?

Microsoft Teams 채팅 목록, 나만의 맞춤형 공간으로: 미리보기 설정부터 효율적인 관리까지

Microsoft Teams는 현대 업무 환경에서 필수적인 협업 도구로 자리 잡았습니다. 그중에서도 채팅 기능은 팀원 간의 빠르고 효율적인 소통을 가능하게 해주며, 프로젝트 진행 상황 공유, 긴급한 문의 응대, 아이디어 브레인스토밍 등 다양한 목적으로 활용됩니다. 하지만 쌓여가는 채팅 목록은 때로는 정보 과부하를 유발하고 중요한 메시지를 놓치게 만드는 원인이 되기도 합니다.

Teams 채팅 목록을 효과적으로 관리하고 생산성을 높이기 위해서는 개인의 업무 스타일에 맞춰 채팅 목록을 최적화하는 것이 중요합니다. 단순한 메시지 미리보기 설정부터 시작하여 채팅 밀도 조절, 즐겨찾기 및 숨김 기능 활용, 알림 설정 변경 등을 통해 더욱 효율적인 협업 환경을 구축할 수 있습니다.

1. 메시지 미리보기 설정: 나에게 맞는 정보의 농도 조절

Teams 채팅 목록에서 각 채팅방 옆에 표시되는 메시지 미리보기는 채팅 내용을 빠르게 파악하는 데 도움을 주지만, 때로는 불필요한 정보 노출로 인해 집중력을 저해할 수도 있습니다. Teams는 사용자의 선호도에 따라 메시지 미리보기 표시 여부를 설정할 수 있는 기능을 제공합니다.

• 설정 방법: Teams 앱 내에서 설정 > 모양 및 접근성 메뉴로 이동합니다. “채팅 목록에 메시지 미리 보기 표시” 옵션을 찾아 토글을 켜거나 끄면 됩니다. 토글을 끄면 채팅방 이름만 표시되어 깔끔한 화면을 유지할 수 있고, 토글을 켜면 최신 메시지 내용이 간략하게 표시되어 빠르게 내용을 파악할 수 있습니다.
• 꿀팁: 채팅 밀도 설정(컴팩트, 편안함)과 관계없이 미리보기 설정은 독립적으로 적용됩니다. 따라서 채팅 밀도를 높게 설정하여 더 많은 채팅방을 한 화면에 표시하면서도 메시지 미리보기는 숨겨 불필요한 정보 노출을 최소화할 수 있습니다.

2. 채팅 밀도 조절: 한눈에 보이는 정보량 조절

Teams는 채팅 목록에 표시되는 정보 밀도를 조절할 수 있는 기능을 제공합니다. “컴팩트” 모드를 사용하면 각 채팅방의 간격이 좁아져 더 많은 채팅방을 한 화면에 표시할 수 있으며, “편안함” 모드를 사용하면 각 채팅방의 간격이 넓어져 메시지 내용과 프로필 사진을 더 쉽게 확인할 수 있습니다.

• 선택 기준: 한 번에 많은 채팅방을 확인해야 하는 경우 “컴팩트” 모드를, 메시지 내용과 프로필 사진을 명확하게 확인하고 싶거나 시력이 좋지 않은 경우에는 “편안함” 모드를 선택하는 것이 좋습니다.

3. 즐겨찾기 및 숨김 기능 활용: 중요도에 따른 채팅 목록 관리

Teams는 자주 사용하는 채팅방을 “즐겨찾기”에 추가하여 상단에 고정할 수 있으며, 중요하지 않거나 더 이상 필요하지 않은 채팅방은 “숨김” 처리하여 목록에서 제거할 수 있습니다.

• 즐겨찾기: 현재 진행 중인 프로젝트 관련 채팅방, 팀원들과의 주요 소통 채널 등을 즐겨찾기에 추가하면 빠르게 접근하여 효율적인 협업을 진행할 수 있습니다.
• 숨김: 완료된 프로젝트 관련 채팅방, 중요도가 낮은 알림 채널 등을 숨김 처리하면 채팅 목록을 깔끔하게 유지하고 중요한 채팅에 집중할 수 있습니다.

4. 알림 설정 변경: 나에게 필요한 정보만 선별적으로 수신

Teams는 채팅방별로 알림 설정을 개별적으로 변경할 수 있는 기능을 제공합니다. 특정 채팅방에서는 모든 메시지에 대한 알림을 받도록 설정하고, 다른 채팅방에서는 멘션(@)에 대한 알림만 받도록 설정하는 등 개인의 업무 스타일에 맞춰 알림 설정을 최적화할 수 있습니다.

• 알림 설정 방법: 각 채팅방 우측 상단의 “…” (더 보기) 메뉴를 클릭하여 “알림 켜기/끄기” 또는 “채널 알림 설정” 메뉴를 선택하여 원하는 대로 알림 설정을 변경할 수 있습니다.
• 꿀팁: 중요도가 높은 채팅방은 “모든 새 메시지”에 대한 알림을 받도록 설정하고, 중요도가 낮은 채팅방은 “멘션 및 회신”에 대한 알림만 받도록 설정하면 정보 과부하를 줄이고 중요한 메시지에만 집중할 수 있습니다.

5. 검색 기능 활용: 원하는 정보 빠르게 찾기

Teams의 강력한 검색 기능을 활용하면 채팅 내용, 파일, 사용자 등을 빠르게 찾을 수 있습니다. 키워드를 입력하여 특정 메시지를 찾거나 특정 사용자가 공유한 파일을 검색하는 등 다양한 방식으로 검색 기능을 활용할 수 있습니다.

• 검색 팁: 검색어를 입력할 때 따옴표(“”)를 사용하여 정확한 구문을 검색하거나, “from:” 명령어를 사용하여 특정 사용자가 보낸 메시지만 검색하는 등 다양한 검색 연산자를 활용하면 더욱 정확하고 효율적인 검색 결과를 얻을 수 있습니다.

Teams 채팅 목록 설정을 개인의 업무 스타일에 맞춰 최적화하면 정보 과부하를 줄이고 생산성을 향상시키는 데 큰 도움이 됩니다. 위에서 제시된 방법들을 활용하여 나만의 효율적인 Teams 환경을 구축하고 더욱 스마트한 협업을 경험해 보세요.

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