아웃룩 메일을 첨부 파일로 저장하는 방법은?

아웃룩 메일을 첨부 파일처럼 저장하는 방법: 다양한 활용과 심층 가이드

아웃룩은 업무 효율성을 높여주는 강력한 이메일 클라이언트이지만, 특정 메일을 첨부 파일처럼 저장해야 하는 상황이 종종 발생합니다. 예를 들어, 중요한 계약 내용을 담은 메일을 다른 사람에게 전달하거나, 프로젝트 관련 논의 내용을 별도로 보관하고 싶을 때, 혹은 법적 증거 자료로 활용하기 위해 메일을 파일 형태로 저장해야 할 수 있습니다. 단순한 텍스트 내용뿐만 아니라 첨부 파일, 서식, 이미지까지 온전히 보존된 형태로 저장하는 것이 중요합니다.

단순히 ‘다른 이름으로 저장’하는 것 이상의 심층적인 방법들을 알아보고, 각 방법이 가진 장단점과 상황에 따른 최적의 선택을 제시합니다.

1. 기본적인 방법: ‘다른 이름으로 저장’ 옵션 활용

가장 기본적인 방법은 아웃룩에서 제공하는 ‘다른 이름으로 저장’ 기능을 활용하는 것입니다.

• 방법:

  • 저장하려는 메일을 엽니다.
  • 파일 탭을 클릭하고 ‘다른 이름으로 저장’을 선택합니다.
  • 저장 위치를 선택하고 파일 이름을 입력합니다.
  • ‘파일 형식’ 드롭다운 메뉴에서 원하는 형식을 선택합니다. (일반적으로 .msg, .txt, .html 등이 있습니다.)
  • ‘저장’ 버튼을 클릭합니다.

• 장점: 간단하고 직관적인 방법이며, 아웃룩 내에서 바로 수행 가능합니다.

• 단점: 저장 형식에 따라 정보 손실이 발생할 수 있습니다. 특히 .txt 형식은 서식, 이미지, 첨부 파일 등이 모두 제거된 텍스트 형태로만 저장됩니다. .html 형식은 웹 브라우저에서 열람하기에 적합하지만, 편집에는 어려움이 있을 수 있습니다. .msg 형식은 아웃룩에서만 열람 가능하며, 다른 이메일 클라이언트에서는 호환되지 않을 수 있습니다.

2. 첨부 파일로 전달하는 방법: .eml 형식 활용

메일 내용을 첨부 파일처럼 다른 사람에게 전달해야 하는 경우에는 .eml 형식을 사용하는 것이 효과적입니다. .eml은 이메일 메시지를 저장하는 표준 형식으로, 메일 내용, 첨부 파일, 헤더 정보 등을 모두 포함하고 있어 원본 메일과 동일한 내용을 보존할 수 있습니다.

• 방법:

  • 저장하려는 메일을 엽니다.
  • ‘파일’ 탭을 클릭하고 ‘다른 이름으로 저장’을 선택합니다. (또는 메일을 선택하고 마우스 우클릭 후 ‘다른 이름으로 저장’)
  • ‘파일 형식’ 드롭다운 메뉴에서 ‘Outlook 메시지 형식 (.msg; .eml)’을 선택합니다.
  • 저장 위치를 선택하고 파일 이름을 입력합니다.
  • ‘저장’ 버튼을 클릭합니다.
  • 저장된 .eml 파일을 새로운 메일에 첨부하여 발송합니다.

• 장점: 원본 메일과 동일한 내용 (첨부 파일 포함)을 보존하며, 다양한 이메일 클라이언트에서 열람 가능합니다.

• 단점: .eml 파일을 열람하려면 이메일 클라이언트가 필요하며, 텍스트 편집기 등으로 직접 편집하기는 어렵습니다.

3. PDF 형식으로 저장하는 방법: 문서 보관 및 공유에 용이

메일 내용을 문서 형태로 보관하거나 공유해야 하는 경우에는 PDF 형식으로 저장하는 것이 유용합니다. PDF는 다양한 환경에서 호환성이 뛰어나며, 문서의 서식과 레이아웃을 유지하는 데 효과적입니다.

• 방법:

  • 저장하려는 메일을 엽니다.
  • ‘파일’ 탭을 클릭하고 ‘인쇄’를 선택합니다.
  • 프린터 선택 메뉴에서 ‘Microsoft Print to PDF’ 또는 유사한 PDF 변환 프로그램을 선택합니다. (만약 없다면 Adobe Acrobat 등의 프로그램을 설치해야 합니다.)
  • ‘인쇄’ 버튼을 클릭합니다.
  • 저장 위치를 선택하고 파일 이름을 입력합니다.
  • ‘저장’ 버튼을 클릭합니다.

• 장점: 다양한 환경에서 호환성이 뛰어나며, 문서의 서식과 레이아웃을 유지합니다. 텍스트 복사, 검색 등 다양한 기능을 활용할 수 있습니다.

• 단점: 첨부 파일은 PDF 문서에 포함되지 않으므로, 별도로 저장해야 합니다. PDF 문서 내에서 메일 내용을 직접 편집하기는 어렵습니다.

4. 고급 방법: VBA 매크로 활용

특정 메일들을 자동으로 첨부 파일 형태로 저장해야 하는 경우에는 VBA 매크로를 활용할 수 있습니다. 이 방법은 프로그래밍 지식이 필요하지만, 반복적인 작업을 자동화하여 효율성을 높일 수 있습니다.

• 방법:
  • 아웃룩에서 ‘개발 도구’ 탭을 활성화합니다. (파일 -> 옵션 -> 리본 사용자 지정 -> ‘개발 도구’ 체크)
  • ‘개발 도구’ 탭에서 ‘Visual Basic’을 클릭합니다.
  • Visual Basic Editor에서 ‘삽입’ -> ‘모듈’을 선택합니다.
  • 다음과 같은 VBA 코드를 입력합니다. (코드 예시는 상황에 따라 수정 필요)

Sub SaveEmailAsAttachment()

  Dim objMail As Outlook.MailItem
  Dim strFilePath As String
  Dim strFileName As String

  ' 선택된 메일을 가져옵니다.
  Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection(1)

  ' 파일 저장 경로를 설정합니다.
  strFilePath = "C:UsersYourNameDocuments"

  ' 파일 이름을 설정합니다. (메일 제목으로 설정)
  strFileName = objMail.Subject & ".eml"

  ' 파일을 저장합니다.
  objMail.SaveAs strFilePath & strFileName, olMSG

  ' 객체를 해제합니다.
  Set objMail = Nothing

  MsgBox "메일이 첨부 파일 형태로 저장되었습니다: " & strFilePath & strFileName

End Sub

*   Visual Basic Editor를 닫고, 아웃룩으로 돌아옵니다.
*   '개발 도구' 탭에서 '매크로'를 클릭하고 'SaveEmailAsAttachment' 매크로를 실행합니다.

• 장점: 반복적인 작업을 자동화하여 효율성을 높일 수 있습니다.
• 단점: 프로그래밍 지식이 필요하며, VBA 코드 작성 및 디버깅에 시간이 소요될 수 있습니다.

결론:

아웃룩 메일을 첨부 파일처럼 저장하는 방법은 다양하며, 각 방법은 장단점을 가지고 있습니다. 따라서 사용자는 자신의 상황과 목적에 맞는 최적의 방법을 선택해야 합니다. 간단하게 메일을 보관하고 싶다면 ‘다른 이름으로 저장’ 기능을, 원본 메일과 동일한 내용을 전달하고 싶다면 .eml 형식을, 문서 형태로 보관하거나 공유하고 싶다면 PDF 형식을, 반복적인 작업을 자동화하고 싶다면 VBA 매크로를 활용하는 것이 좋습니다. 이 가이드라인을 통해 아웃룩 메일을 효과적으로 관리하고 활용하는 데 도움이 되기를 바랍니다.

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